Los gastos en un negocio


Un gasto es una salida de dinero que disminuye el beneficio de la empresa o bien, aumenta la deuda/perdida de la misma.

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¿Qué es un gasto?

Un gasto es una salida de dinero que hace toda empresa para adquirir un servicio en particular. Sin importar el tipo de negocio, en toda empresa vamos a encontrar gastos fijos y variables.

Los gastos fijos son aquellos que sus montos no varían (o lo hacen mínimamente) de mes a mes. Algunos gastos fijos comunes son: Alquiler de oficina o deposito, Servicio de telefonía e Internet, Sueldos (sin contar comisiones), Servicios de Software o plataformas en la nube, costo impositivo como el monotributo, entre muchos otros.

Por otra parte, los gastos variables son aquellos que su monto, mes a mes, depende de diferentes factores y varían con mayor frecuencia. Estos gastos pueden ser viáticos por reuniones o viajes, gastos de librería e imprenta, comisiones de ventas pagadas a nuestros empleados o aliados estratégicos, inscripción o asistencia a eventos, entre otros.

El gasto y el pago del mismo.

Todo gasto, implica un desembolso de dinero. Este pago se puede hacer en efectivo, con transferencia bancaria, utilizando dinero de Mercado Pago/Todo Pago, con tarjeta de crédito, u otros medios de pago. Pero es importante diferenciar entre el registro del gasto y el registro del pago.
El Gasto no implica que el pago se haga en ese mismo momento. Es muy común que nos llegue las facturas de los servicios contratados los primeros días de cada mes pero no necesariamente lo abonamos en ese momento. Incluso, muchos de estos servicios quizás lo tenemos registrados y adheridos al débito automático, en donde automatizamos el pago del servicio correspondiente.

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Estructura de gastos – Planificación

A la hora de definir un plan o estructura de gastos es conveniente dividirlos en los que son fijos y variables. Es muy recomendable tomarse el tiempo necesario para pensar y detallar todos los gastos que nuestro negocio suele incurrir. Como mencionamos anteriormente, algunos gastos fijos que abonamos regularmente van a venirse más rápido a la mente. Eso sí, vamos tener que pensar un poco más y trabajar más detalladamente sobre aquellos gastos variables, que pueden afectarnos todos los meses con diferentes montos o meses de por medio, por ejemplo.
Por esta razón, siempre recomendamos crear un gasto que sea Gastos Varios, el cual va a abarcar a todos aquellos gastos no contemplados a la hora de planificar.
De igual modo, con cierta frecuencia es conveniente controlar este gasto en particular. Si el monto mensual o semanal es muy alto, deberíamos considerar en dividir los gastos varios en otros gastos para así tener un mayor control.

¿Por qué es importante controlar los gastos?

Es de vital importancia controlar los gastos porque, al ser erogaciones de dinero y compromisos asumidos, pueden llevar a todo negocio a estar descalzado financieramente y no poder afrontar adecuadamente estos compromisos.
Además, en épocas de crisis o bajas ventas, es muy importante conocer en que se está invirtiendo o yendo el dinero del negocio. Al conocer detalladamente los gastos, podríamos considerar cuáles de ellos son más prescindibles o cuáles de ellos pueden disminuirse.
Por ejemplo, si las ventas caen (y por ende, cae el ingreso del negocio) podríamos considerar en dejar de asistir a reuniones, reducir los viáticos, entre otras medidas.
Como siempre decimos, es importante medir para controlar. Todo aquello que se puede medir, se puede controlar y por ende mejorar. Los gastos, por supuesto, no son la excepción.

Los Gastos Fijos

Como mencionamos anteriormente, son aquellos desembolsos de dinero cuya cantidad no varía o lo hace mínimamente. Además otra característica fundamental de los gastos fijos es que son periódicos.
Estos gastos fijos no dependen de la cantidad de producción ni del volumen de venta. Son gastos que se deben afrontar mensualmente.
Al no estar afectados por las ventas, sirven para establecer un piso mínimo de facturación. Debemos conocer cuáles son nuestros gastos fijos para poder dividirlo por el ticket promedio de ventas y conocer, por ejemplo, cuantas ventas necesitamos en el mes para afrontar el alquiler, internet u otro servicio.

Los Gastos variables

Los gastos variables están relacionados con las ventas y la producción. Mientras más vendes o producís, más vas a gastar. Estos gastos variables son importantes de tener en cuenta para saber cuál es el margen real que nos deja cada venta, ya que como mencionamos anteriormente, si las ventas suben, indudablemente subirán los gastos variables asociados a ellas.
Entre los principales gastos variables tenemos las comisiones por venta, las comisiones financieras que tenemos que abonarle a plataforma como Mercado Pago, Todo Pago o tarjetas de créditos, entre otras.
Es muy útil conocer los gastos variables ya que nos permite ahorrar fácilmente los gastos a fin de mes. Por ejemplo, si utilizamos una plataforma de cobro en donde nos cobra X% de comisión y otra plataforma, ofrece algo similar o más simple, pero nos cobra un porcentaje de comisión menor, claramente vamos a mantener las ventas reduciendo el costo variable de las mismas, lo que se traduce en una mayor rentabilidad.
Otro ejemplo muy común es el costo asociado al envío. Existen múltiples formas de llevar nuestro producto/servicio a nuestros clientes. Al analizar y estudiar al detalle lo que gastamos mes a mes en envío, podríamos optar por elegir otro medio para llegar a nuestros clientes.

Un tercer tipo de gasto: Los Gastos semi variables

Algunos gastos son mixtos. Tienen un componente fijo y otro variable. El ejemplo más común es el sueldo de los empleados del equipo de ventas. Generalmente se componen de una parte fija y otra en base a una comisión sobre el total de ventas. En estos casos, recomendamos dividir el sueldo en dos partes: la fija por un lado, la variable por el otro.
De esta forma podremos saber que costo tendremos que asumir a fin de mes (los fijos) y que volumen de venta debemos llegar a alcanzar para cubrirlos considerando los gastos variables.

Como conclusión, cualquier variación en los gastos puede afectar considerablemente la utilidad neta a final de un ciclo. Es por esto que es muy importante tener identificados, controlados y medidos todos los gastos de nuestro negocio. Esta es la mejor manera de poder escalarlo, hacerlo crecer y que no tengamos un dolor de cabeza financiero por no poder cumplir con nuestras obligaciones.
Los gastos fijos van a definir siempre un umbral, que son los compromisos asumidos y que sabemos que no van a variar (o no en gran medida). Los gastos variables son los que tenemos que intentar optimizar para obtener un mayor margen por venta y poder así solventar cada uno de nuestros compromisos.

Y vos, ¿Cómo controlas los gastos de tu negocio?

 

 

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