Vivimos en un mundo muy cambiante, en donde es fundamental planificar y organizar las tareas a realizar, no solo para cumplir con todas las cosas pendientes sino para saber que encarar primero y que cosas son mas prioritarias y causan mayor impacto, en nuestra organización y en la de nuestros clientes.

Planificación

Todo el equipo debe estar perfectamente alineado bajo un mismo objetivo común y centrado principalmente en lo importante. En la actualidad, vivimos en un mundo muy cambiante. Las necesidades y los requerimientos de los clientes varían en todo momento. Lo mismo ocurre con las necesidades de la empresa y las tecnologías que utilizamos. Los diferentes equipos dentro de todas las organizaciones deben poder planificar y variar dichos planes a medida que ocurran cambios. Estos cambios de planificación se deben comunicar a lo largo y ancho de la empresa, estableciendo claramente las nuevas prioridades. ¿Cómo lograr una buena planificación? Sencillo, ten en cuenta los siguientes aspectos:

El cliente siempre primero.

El mejor punto de partida siempre es el cliente. La empresa existe y subsiste gracias a la posibilidad de resolver los diferentes problemas o necesidades de los clientes. Es por ello que debemos garantizar el constante contacto y seguimiento de nuestros clientes y conocer sus nuevas necesidades.

Establecer mejores objetivos.

La mejor manera de establecer objetivos mas reales y productivos es utilizar la información historica que tenemos. Ya sea de sistemas de facturación, planificaciones anteriores o registro de tareas realizadas en un pasado reciente. Mientras más información cuentes al momento de establecer los objetivos, más claros y precisos serán estos.

Asignar tareas al personal idóneo.

Esto viene de la mano con el punto anterior. Una vez establecido los objetivos claramente, en base a la información disponible y recolectada a lo largo de la vida de la empresa, es necesario asignar las tareas correspondientes al personal idoneo. Para esto, nuevamente recurriremos al valor más importante que tiene toda empresa: la información. Es importante tener un registro de las tareas realizadas, el personal que estuvo a cargo y la efectividad del mismo para realizar tareas de este tipo. De esta forma, nos aseguraremos de asignar la tarea al personal que mejor (y mas a gusto) la realizará.

Planifica para el corto y mediano plazo.

No planifiques lo que vas a hacer durante los próximos tres años. Recuerda: ‘Las necesidades de los clientes varían constantemente’. Por ende, es muy probable que en el transcurso de lo planificado, tengas que cambiar y volver a planificar. Por eso no inviertas tiempo innecesario planificando a largo plazo. Se ágil. Planifica para las próximas semanas y transcurrido ese lapso corto de tiempo, vuelve a planificar considerando los nuevos cambios.

Considera las eventualidades e imprevistos

Cuando realizamos cualquier actividad, siempre estamos expuestos a diferentes eventualidades. Si no las consideramos a la hora de planificar, se transforman en imprevistos que pueden retrasar o anular todo nuestro plan. Es conveniente identificarlos tempranamente y establecer un plan para resolverlo. Obviamente, a la hora de hacer algo pueden surgir millones de cosas y no podemos considerarlas a todas. Hay que priorizarlas no solo por impacto sino por probabilidad de ocurrencia.

Revisa, controla, supervisa.

La mejor planificación del mundo se va a la basura si no tienes forma de controlarla. Revisa constantemente los avances, compara el nivel actual con lo planificado. Obtén métricas e indicadores de valor que te permitan, rápidamente, saber si estas por el camino correcto o te estas desviando de el. Cuanto antes lo sepas, antes podrás corregir el rumbo.

Conclusión.

La importancia de la planificación radica en que es el camino para llegar hacia donde queremos ir. Es el medio. Y es una tarea de suma importancia, tanto como la ejecución en si del plan. Para ello, requerimos de información sobre lo que fue sucediendo, sobre actividades similares que hemos realizado, del tiempo y costo demandado y de quienes fueron los encargados de llevarla a cabo. Si sucedió algún imprevisto en aquel entonces, necesitamos saberlo. Y no debemos dejar nada librado al azar. Y recuerda, las necesidades de tus clientes pueden variar rápidamente, por ende, no sirve planificar a cuatro años. Establece objetivo más cortos y procura resolverlos. Y siempre, pero siempre, medí, revisa y controlá la planificación para no desviarse del objetivo establecido.
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